회사생활문의, 친절하게 대할 수록 폭주하는 업무 어떻게 선을 그을까요?
회사에서 직원에게 상담해주는 업무에 종사합니다.
해당업무는 저의 많은 업무들 중 하나에 불과한데,
자잘자잘한 일들이지만 시간을 많이 잡아먹으면서
진행하고 있는 중요 프로젝트의 흐름을 끊는 역할을 하나, 사내에서 평판을 관리해주는 효과가 있습니다.
공식적인 결제라인을 타고 들어오는 일들은 군말없이 하는데 해당 일들은 대체로 비공식적인 질의입니다.
주로 전화로 "이러이러한 상황인데, 어떻게 해야 하느냐" 하는 문의들이지요.
매번 공식적인 절차를 거쳐 질의해 주십시오 할 수는 없고,
대체로 잘 듣고 "이래저래 하시는 것이 좋겠습니다" 해 왔는데,
그러다 보니 업무에 부하가 너무 많이 걸리고 메인 업무들이 진행이 되지 않습니다.
저에게 전화를 하는 사람들 각자는 얼마 안되는 시간들이나, 저는 하나 틀어막고 일할라카면 다른 데서 또 전화오고 또 전화오고 그러죠.
오늘은 비공식적인 질의를 ok. 원하는 대로 처리해 주겠습니다. 했더니, 한참 후에 갑자기 1+1으로 다른 질의를 얹어주셔서,
갑작스럽게 새로 봐야 하는 일이어서 당황하여 문제점을 지적하고,
흥분된 어조로 그리하시면 아니되고 정식절차를 진행해 주시라고 했더니
상대방은 여지껏 잘 해준다고 해놓고 왜 딴 소리냐는 반응을...
* 두줄요약:
업무 친절도를 높이느라 이것저것 다 받아주고 있는데, 그러다보니 메인 업무가 진행이 안됨.
직장생활 하시면서 상대방의 업무협조를 정중하게 거절하거나, 나의 상황을 잘 알아듣게 설명하는 노하우가 있으신지요?